La Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) ha puesto a disposición del Programa de Apoyo a los más Pobres-Juntos una innovación tecnológica que permite eliminar el papel en la gestión documental de una institución pública, mediante el uso de documentos electrónicos, garantizando la seguridad de la información y generando un ahorro significativo de recursos para el Estado.
Se trata del Sistema de Gestión Documental (SGD), un sistema que funciona por medio de tecnología de “firma digital” y que permite optimizar el proceso de gestión de documentos administrativos de una institución, y que ha sido desarrollado por la ONPE en el marco de la modernización de la gestión pública y la política de ecoeficiencia.
La firma digital es generada en el marco de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica, utilizando certificados digitales emitidos por una Entidad de Certificación acreditada, como es el Registro Nacional de Identificación y Estado Civil (Reniec), y firmados con un software de firma digital acreditado, FirmaONPE.
En lo que constituye un salto de la era del papel a la era digital, este sistema permite rapidez, seguridad, control y, además, ahorro de recursos al registrar y recepcionar digitalmente todo tipo de documento, tanto interno como externo.
El sistema diseñado por la ONPE permite elaborar, revisar, modificar, enviar y hacer el seguimiento de los documentos administrativos, mediante plantillas estandarizadas, en formatos livianos (PDF).
También garantiza confidencialidad e integridad de los documentos por parte del emisor, agilizando y mejorando notablemente el flujo de las comunicaciones internas, reduciendo el trámite documentario.
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